Miten vahinkoja ja poikkeamia seurataan ilman, että kaikki on henkilöriippuvaista?

Vahingon tai poikkeaman jälkeen seuranta muuttuu helposti erilaiseksi sen mukaan, kuka keskustelun käy. Parempi toimintatapa tekee oppimisesta selkeämpää, yhtenäisempää ja helpommin seurattavaa ajan mittaan.

Monessa organisaatiossa on sitoutuneita esihenkilöitä ja coacheja, jotka tekevät paljon hyvää työtä tapahtuman jälkeen. Ongelmana on, että kysymykset, kieli ja odotukset muuttuvat helposti sen mukaan, kuka seurantaa vetää.

Tämä vaikeuttaa yhteisen oppimisen syntymistä. Sama tapahtumatyyppi voi johtaa täysin erilaisiin johtopäätöksiin, ja epäselväksi jää, mitä toimintaa pitäisi oikeasti vahvistaa tai korjata.

Usein hyödyllisin tapa on muuttaa tapahtuma kolmeksi selkeäksi askeleeksi: ymmärretään tilanne, osoitetaan tärkein toimintatapa ja päätetään, mitä seurataan seuraavaksi. Silloin keskustelu on vähemmän henkiloriippuvainen ja käytännöllisempi.

Kun sama rakenne toistuu useissa tapahtumissa, myös kuvioita on helpompi nähdä. Silloin seuraavan harjoittelun priorisointiin saadaan parempi pohja sen sijaan, että jokainen poikkeama käsiteltäisiin erillisenä erityistapauksena.

• Millainen tilanne syntyi?
• Mikä toiminta tai päätös oli ratkaisevin?
• Mikä konkreettinen seuraava askel otetaan harjoittelussa tai coachauksessa?

Jotta henkiloriippuvuus vähenee, joidenkin osien on oltava yhteisiä. Tämä koskee ennen kaikkea kieltä, priorisoituja riskejä ja sitä, miten seuraava askel valitaan. Kun käytetään samoja käsitteitä, on helpompi ymmärtää, viittaavatko useat tapahtumat samaan suuntaan.

Se ei tarkoita, että jokaisen keskustelun pitäisi kuulostaa samalta, mutta perustan on oltava yhteinen. Silloin coachit ja esihenkilöt voivat mukauttaa sävyä menettämättä seurannan ydintä.

Kun seuranta kytketään lyhyeen harjoitteluun tai selkeisiin skenaarioihin, sekä esihenkilöt että coachit saavat jotakin konkreettista, mihin tukeutua. Silloin on helpompi näyttää, mitä turvallisempi toimintatapa tarkoittaa ja mitä arjessa pitäisi vahvistaa.

Tämä tekee myös mahdolliseksi, että seuranta jatkuu itse keskustelun jälkeen. Seuraava askel selkeytyy kuljettajalle, ja johto saa paremman mahdollisuuden nähdä, muuttuuko toiminta todella johdonmukaisemmaksi ajan myötä.